Tilaaja on palveluntuottajan paras ystävä

Tämä teksti on kirjoitettu ennen 1.2.2022, kun Kaupunkiliikenne Oy oli vielä HKL.

Tehtävänäni on toimia tilaajana kaupunkiraidehankkeessa ja ohjata hanketta kohti tilaajan tavoitteita. Olen saanut viimeisen viiden vuoden aikana nähdä, miten merkittävästi tilaaja voi vaikuttaa hankkeen työkulttuuriin, toimintatapoihin ja niiden kautta yhteisen tekemisen laatuun, työilmapiiriin ja lopputulokseen.

Hanke, jossa keskustellaan palveluntuottajien kanssa tilaajan tavoitteista sekä määritellään yhdessä hankkeelle arvot ja johtamisperiaatteet, muodostuu kovin erilaiseksi kuin hanke, joka ensi alkuun paloitellaan palveluntuottajayritysten kesken lohkoihin ja piirretään organisaatiokaavio, jossa jokaiselle ”avainhenkilölle” rajataan oma hiekkalaatikkonsa. Ensimmäisessä hankkeessa lähdetään liikkeelle ihmisten johtamisesta ja arvoista, joihin kaikki tuleva toiminta tulee perustumaan. Jälkimmäisessä on keskitytty organisaation rakenteeseen, tittelien jakamiseen ja osapuolten omien intressien optimointiin. 

Hanke, jossa yhteistyö tapahtuu enimmäkseen avoimessa tilassa ja jossa jokaisen henkilön on mahdollista kuunnella ja osallistua käynnissä olevaan työskentelyyn on kovin erilainen kuin hanke, jossa tavalliset suunnittelupalaveritkin käydään rajatulla porukalla visusti suljettujen ovien takana. Ensimmäinen hanke esittelee mielellään hankkeensa tilannekuvaa avoimesti vierailijoilleen, kun taas jälkimmäinen hanke piilottelee tilannekuvaansa liikesalaisuuksiin vedoten. Piilottelu voi mennä niinkin pitkälle, ettei tilaaja saa hankkeen kustannuslaskentatyökaluun katseluoikeuksia liike- ja palkkasalaisuuksiin vedoten. Emme ole vielä keksineet miksi tilaajalla olisi intressiä urkkia palkkoja tai yritysten hinnastoja.

Yhteistyö perustuu avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen

Miten hyvin yhteinen työskentely voi onnistua, jos hankkeen eri osapuolet eivät voi keskustella asioista avoimesti ja rehellisesti? Yhteinen tekeminen vaatii aitoa läpinäkyvyyttä. Esimerkiksi hanke, jossa toteutuneet kustannukset sekä asetettu tavoitekustannus ja sen sisältö ovat avoimia kaikille hankkeen osapuolille ja jota työstetään viikoittain yhdessä tilaajan kanssa, onkin ollut täysin uusi ja positiivisesti yllättävä kokemus minulle. Avoimuus ja yhdessä tekeminen on luonut luottamusta ja syventänyt yhteistyötä, jonka voi odottaa kannattelevan myös haastavina hetkinä.

Vaativa tilaaja ei ole palveluntuottajan vihollinen vaan paras ystävä; hän on sinnikäs ja varmistaa, että tilaajan tavoitteet otetaan huomioon päätöksissä, kysyy ja kyseenalaistaa, kannustaa parempiin suorituksiin, tarvittaessa raivaa tietä, auttaa ja keksii luovia ratkaisuja. Tilaajan roolissa saan todistaa palveluntuottajien edistävän hanketta ammattitaitoisesti. Yritän pysyä mukana tekemisen hurjassa vauhdissa ja tuottaa lisäarvoa tekemiseen. Miksi hankkeilla sitten tulee olla tilaaja?

Tilaaja on se henkilö, joka nostaa osaksi yhteistä keskustelua kaupunkilaisten ja veronmaksajien edun ja varmistaa sen toteutumisen.

Tilaaja on se henkilö, joka nostaa osaksi yhteistä keskustelua kaupunkilaisten ja veronmaksajien edun ja varmistaa sen toteutumisen. Valitettavasti mikään konsulttiyritys ei automaattisesti ajattele ja toimi kuten tilaaja, minkä takia tilaajan aktiivinen osallistuminen hankeyhteistyöhön on välttämättömyys hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Hankeyhteistyön tulee olla kaikille osapuolille reilu

Jotta tässä tekstissä ei tulisi ylistettyä vain tilaajan roolin merkitystä, todettakoon, että on palveluntuottajayrityksilläkin väliä. Toiset yritykset ovat vain aggressiivisia tavoitteissaan, siis vaikka hankkeen toteutusmuotona olisikin yhteistoimintamalli eli esimerkiksi allianssi. Yrityksen pitää tuottaa voittoa totta kai, mutta pitääkö sen tapahtua hinnalla millä hyvänsä ja keinoilla millä hyvänsä? Toiset yritykset taas haluavat saavuttaa yhteisen ymmärryksen ja panostavat yhteistyöhön tilaajan kanssa.

Hankeyhteistyön tulee olla kaikille osapuolille reilu, eikä toisen osapuolen pidä joutua häviämään sen takia, että toinen voittaa. Kilpailutusvaihe onkin yksi hankkeen tärkeimpiä vaiheita, eikä siinä voi panostaa liikaa yhteistyökyvykkyyden arviointiin. Hyvä yhteistyökyvykkyys luo vahvan pohjan hankeyhteistyölle ja mahdollistaa yhteistyön syventämisen hankkeen aikana.

Rohkea johtaminen, avoimuus, yhteistyökyvykkyys ja asetetussa kustannusraamissa pysyminen eivät ole mahdoton yhtälö. On pitkälti tilaajan johtamistaidon ja näkemyksen varassa, minkälaiset eväät hanke saa matkalleen, minkälainen siitä lopulta muotoutuu ja mihin sillä saavumme. Siksi kaupungin suuret investointihankkeet ansaitsevatkin parhaat ja kokeneimmat johtajat, joita kaupungista löytyy. Veronmaksajien rahoja on hukattu jo aivan riittävästi aiemmissa suurissa hankkeissa. Tilaajana pyrimmekin varmistamaan, että nykyisissä ja tulevissa investointihankkeissa sijoitettu raha tuottaa maksimaalista arvoa sijoittajilleen eli veronmaksajille.

Ebru Aypek

Helsinkiläinen ekonomi ja tilaajan projektipäällikkö Sörkan Spora allianssissa, joka on osa Kalasatamasta Pasilaan -hanketta